Excel и Office аутоматизација – референце

Референце из портфеља у којима се посао обавља тамо где људи већ раде — у Excel-у, Google табелама, PowerPoint-у и Outlook-у: табела сама позива API и уписује одговоре, ценовник се преслаже једним покретањем, подаци се повлаче из база преко ODBC конекција, PowerPoint замењује слике, а Outlook сам чува прилоге и прати пошту. Уместо новог програма који треба научити, корисник добија дугме или скрипту у алату који свакодневно користи. Овакве послове радим у оквиру услуге израде Office додатака.

Excel додатак који шаље ID-ове на API и уписује резултате

Рађено у трећем кварталу 2021.

Проблем

Клијент је имао списак ID-ова у Excel-у — највише педесетак редова, а обично пет-шест — за које је требало позвати API и резултате вратити у исту табелу. Постојала је скрипта која је извлачила податке у JSON-у, али су се вредности ручно куцале у PostMan. Клијент је тражио једноставно решење које цео поступак ради само: чита ID-ове, позива API и уписује одговоре, без инсталирања додатног софтвера. Предлагао је cURL, али је био отворен и за друге начине.

Решење

Направљен је VSTO додатак за Excel, са дугметом у траци, који цео ток обавља из саме табеле:

  • читање ID-ова: додатак поуздано преузима списак ID-ова из табеле;
  • аутоматски позиви API-ја: пролази кроз сваки ID, позива API и прикупља резултате;
  • упис у исти фајл: подаци добијени од API-ја уписују се назад у полазну Excel табелу;
  • једноставна употреба: све се покреће из Excel-а, без ручног уноса и без посредних алата.

Коришћене технологије

  • VSTO (Visual Studio Tools for Office): додатак за Excel са дугметом у траци.
  • VB.NET и .NET Framework: језик и окружење додатка.
  • JSON: формат одговора API-ја.

Резултат

Уместо ручног куцања у PostMan, корисник једним кликом у Excel-у добија одговоре API-ја за цео списак, уписане у исту табелу.

Преслагање ценовника у Excel-у помоћу VBA

Рађено у другом кварталу 2021.

Проблем

Клијент је имао обиман ценовник у коме су количине биле сложене вертикално, свака у свом реду. Неки артикли су имали више цена у зависности од количине, а неки само једну. Партнер клијента тражио је хоризонтални приказ, са посебном колоном за сваку количину. Пошто између артикала није било доследног обрасца, било је јасно да ручно преслагање не долази у обзир и да је потребан динамичан приступ.

Решење

Направљен је аутоматизован поступак у VBA-у који преформатира ценовник:

  • динамичко форматирање: скрипта препознаје различит број цена по артиклу и према томе прилагођава приказ;
  • хоризонтални приказ: свака количина добија своју колону, како је партнер тражио;
  • флексибилност: решење ради и са артиклима који имају једну цену и са онима који имају више.

Коришћене технологије

  • Microsoft Excel: платформа.
  • VBA: аутоматизација преслагања.

Резултат

Ценовник се преслаже у облик који партнер тражи једним покретањем скрипте, без обзира на то колико цена има који артикал.

Excel табела која преузима податке и истиче измене

Рађено у другом кварталу 2021.

Проблем

Клијенту је требала Excel табела која податке за етикету производа преузима из листа са подацима на основу броја артикла. Подаци су морали да се прекопирају, а не само да се на њих укаже као код VLOOKUP-а, јер их је требало мењати на лицу места. Свака измена морала је да буде истакнута бојом, како би се промене лако пратиле, а лист са подацима је требало сакрити, да крајњи корисник види само главни лист.

Решење

  • директно преузимање података: подаци се копирају из листа са подацима, па се у главном листу могу мењати без ослањања на VLOOKUP;
  • праћење промена: свака измена преузетих података аутоматски мења боју ћелије;
  • скривен лист са подацима: корисник ради у прегледном главном листу.

Коришћене технологије

  • Microsoft Excel: напредне могућности Excel-а за преузимање података и интерактивност.

Резултат

Етикете се попуњавају уносом броја артикла, подаци се мењају на лицу места, а свака промена је одмах видљива по боји.

VBA управљање ODBC конекцијама у Excel-у

Рађено у четвртом кварталу 2020.

Проблем

Клијенту је требало кратко и јасно VBA решење за управљање ODBC конекцијама у активној радној свесци: да уклони све постојеће конекције, да у петљи успостави десет нових на основу низова за повезивање записаних на једном листу, да податке преко њих повуче и да њима попуни десет нових листова. Петља је била услов, како би број конекција касније могао лако да се повећа.

Решење

  • управљање ODBC конекцијама: постојеће конекције се уклањају и поново успостављају по потреби;
  • конекције у петљи: број конекција може да расте без измене логике;
  • повлачење и организација података: подаци се преузимају и структуришу пре уписа;
  • попуњавање листова: нови листови се аутоматски праве и попуњавају подацима.

Коришћене технологије

  • Microsoft Excel: платформа.
  • VBA: аутоматизација конекција и уписа.
  • ODBC: повезивање са изворима података.

Резултат

Радна свеска се једним покретањем повезује са свим изворима и пуни подацима, а посао је испоручен на време.

Утисак клијента

★★★★★5/5

“Дејан је показао изузетну вештину и прецизност, испоручујући све на време. Хвала, Дејане!”

Google Apps Script за претрагу и копирање података између листова

Рађено у првом кварталу 2022.

Проблем

Клијент је у једном Google Sheets документу имао три листа. Први је био главна табела, са сталним колонама и између 2.500 и 3.500 редова које клијент допуњује ручно. Други је садржао податке које треба пронаћи у првом и допуњавао се сваког дана, са другачијим колонама. Трећи је требало попунити подацима из првог листа, према ономе што је тражено у другом. Тај посао се понављао свакодневно.

Решење

Направљен је Google Apps Script који претражује и копира податке између листова:

  • динамична претрага: подаци из другог листа проналазе се у већем, првом листу;
  • копирање резултата: пронађени подаци из првог листа преносе се у трећи;
  • прилагођавање броју редова: скрипта ради без обзира на то колико редова има у листовима и чува доследност података.

Коришћене технологије

  • Google Apps Script: аутоматизација претраге и копирања у Google Sheets.
  • Google Sheets: табеле у којима се подаци воде.

Резултат

Значајан део клијентовог свакодневног рада обавља скрипта, а клијент је исход оценио као савршен.

Утисак клијента

★★★★★5/5

“Све је прошло добро. Заправо, било је савршено. Топло препоручујем Дејана.”

PowerPoint додатак за замену слика

Рађено у трећем кварталу 2023.

Проблем

Корисницима PowerPoint-а требао је начин да замене слику у презентацији тако да нова слика задржи позицију старе, уз избор да се пропорције слике сачувају или промене. Решење није смело да буде макро који се преноси из фајла у фајл, него додатак који се лако дистрибуира и инсталира, па је уз њега био потребан и инсталациони програм.

Решење

Направљен је VSTO додатак за PowerPoint са пратећим инсталационим програмом:

  • замена слика са задржаном позицијом: нова слика долази тачно на место старе;
  • пропорције по избору: однос страница слике може да се сачува или промени;
  • лако ширење међу корисницима: додатак је направљен тако да се једноставно преузме и инсталира;
  • стално доступан: после инсталације додатак је ту сваки пут када се отвори PowerPoint;
  • дугмад у траци: команде су у траци PowerPoint-а, направљеној визуелним дизајнером.

Коришћене технологије

  • C# програмски језик (programiranje.co.rs): језик додатка, изабран по процени програмера.
  • VSTO (Visual Studio Tools for Office): додатак за PowerPoint.
  • Инсталациони програм: дистрибуција додатка корисницима.

Резултат

Корисници замењују слике у презентацијама једним кликом, без поновног намештања позиције, а додатак се код сваког од њих инсталира на исти начин.

Утисак клијента

★★★★★5/5

“Одлична комуникација, савршена испорука.”

Outlook скрипта која чува прилоге и убацује линкове

Рађено у другом кварталу 2021.

Проблем

Клијент је интензивно користио Outlook календаре за праћење послова и извештавање. Корисници су ажурирали статус послова кроз обрасце и у образац календара превлачили различите фајлове — PDF-ове, слике, Word документе, поруке. Такво директно уметање фајлова правило је проблеме, па је требало да се превучени фајлови аутоматски сачувају на мрежни диск, а да у обрасцу уместо њих остане линк ка сачуваном фајлу.

Решење

Направљена је VBA скрипта за Outlook која преузима бригу о фајловима у обрасцима календара:

  • препознавање фајлова: скрипта уочава када корисник превуче фајл у образац календара;
  • чување фајлова: фајл се аутоматски чува на унапред одређени мрежни диск;
  • хиперлинк уместо фајла: уметнути фајл у обрасцу замењује се линком ка сачуваном фајлу;
  • организација фолдера: фолдери се праве по задатим критеријумима, па се фајлови лако проналазе.

Коришћене технологије

  • VBA за Outlook: аутоматизација у самом Outlook-у.
  • Мрежни диск: место на коме се фајлови чувају.

Резултат

Обрасци календара остају лаки и без уграђених фајлова, а сви прилози су уредно сачувани на мрежном диску и доступни преко линка.

Outlook скрипта за праћење долазне поште

Рађено у четвртом кварталу 2020, уз допуне у првом кварталу 2021.

Проблем

Клијент је желео да се у Outlook-у бележи свака долазна порука и да се сваког дана провери шта се са њом десило: у ком је фолдеру, да ли је на њу одговорено, да ли је означена за даљу акцију и да ли је нека порука обрисана. Циљ је био систематско управљање поштом и јасна одговорност за сваку поруку.

Решење

Направљена је VBA скрипта интегрисана у Outlook:

  • бележење поште: свака долазна порука се аутоматски евидентира, па ниједна не промакне;
  • дневна провера статуса: једном у 24 сата скрипта проверава фолдер у коме је порука, да ли је одговорено и да ли је означена за даљу акцију;
  • провера целовитости: ако нека порука недостаје, скрипта то открива и шаље упозорење;
  • истицање: обрисане или нестале поруке аутоматски се истичу, да корисник на њих обрати пажњу.

Коришћене технологије

  • VBA за Outlook: праћење поште без ометања свакодневног рада корисника.

Резултат

За сваку долазну поруку зна се где је и шта је са њом урађено, а случајно обрисане или премештене поруке брзо се откривају.

Треба вам аутоматизација у Excel-у или Outlook-у?

Шта улази у израду, како се одређује цена и како изгледа ток посла, пише на страници прављење Office додатака. Веће додатке погледајте међу Outlook додацима за аутоматизацију поште и календара, Outlook додацима са API интеграцијом и додацима за Word, а аутоматизацију веб страница из Excel-а и Word-а на страници аутоматизација прегледача и web scraping.