Reference iz portfelja u kojima se posao obavlja tamo gde ljudi već rade — u Excel-u, Google tabelama, PowerPoint-u i Outlook-u: tabela sama poziva API i upisuje odgovore, cenovnik se preslaže jednim pokretanjem, podaci se povlače iz baza preko ODBC konekcija, PowerPoint zamenjuje slike, a Outlook sam čuva priloge i prati poštu. Umesto novog programa koji treba naučiti, korisnik dobija dugme ili skriptu u alatu koji svakodnevno koristi. Ovakve poslove radim u okviru usluge izrade Office dodataka.
Excel dodatak koji šalje ID-ove na API i upisuje rezultate
Rađeno u trećem kvartalu 2021.
Problem
Klijent je imao spisak ID-ova u Excel-u — najviše pedesetak redova, a obično pet-šest — za koje je trebalo pozvati API i rezultate vratiti u istu tabelu. Postojala je skripta koja je izvlačila podatke u JSON-u, ali su se vrednosti ručno kucale u PostMan. Klijent je tražio jednostavno rešenje koje ceo postupak radi samo: čita ID-ove, poziva API i upisuje odgovore, bez instaliranja dodatnog softvera. Predlagao je cURL, ali je bio otvoren i za druge načine.
Rešenje
Napravljen je VSTO dodatak za Excel, sa dugmetom u traci, koji ceo tok obavlja iz same tabele:
- čitanje ID-ova: dodatak pouzdano preuzima spisak ID-ova iz tabele;
- automatski pozivi API-ja: prolazi kroz svaki ID, poziva API i prikuplja rezultate;
- upis u isti fajl: podaci dobijeni od API-ja upisuju se nazad u polaznu Excel tabelu;
- jednostavna upotreba: sve se pokreće iz Excel-a, bez ručnog unosa i bez posrednih alata.
Korišćene tehnologije
- VSTO (Visual Studio Tools for Office): dodatak za Excel sa dugmetom u traci.
- VB.NET i .NET Framework: jezik i okruženje dodatka.
- JSON: format odgovora API-ja.
Rezultat
Umesto ručnog kucanja u PostMan, korisnik jednim klikom u Excel-u dobija odgovore API-ja za ceo spisak, upisane u istu tabelu.
Preslaganje cenovnika u Excel-u pomoću VBA
Rađeno u drugom kvartalu 2021.
Problem
Klijent je imao obiman cenovnik u kome su količine bile složene vertikalno, svaka u svom redu. Neki artikli su imali više cena u zavisnosti od količine, a neki samo jednu. Partner klijenta tražio je horizontalni prikaz, sa posebnom kolonom za svaku količinu. Pošto između artikala nije bilo doslednog obrasca, bilo je jasno da ručno preslaganje ne dolazi u obzir i da je potreban dinamičan pristup.
Rešenje
Napravljen je automatizovan postupak u VBA-u koji preformatira cenovnik:
- dinamičko formatiranje: skripta prepoznaje različit broj cena po artiklu i prema tome prilagođava prikaz;
- horizontalni prikaz: svaka količina dobija svoju kolonu, kako je partner tražio;
- fleksibilnost: rešenje radi i sa artiklima koji imaju jednu cenu i sa onima koji imaju više.
Korišćene tehnologije
- Microsoft Excel: platforma.
- VBA: automatizacija preslaganja.
Rezultat
Cenovnik se preslaže u oblik koji partner traži jednim pokretanjem skripte, bez obzira na to koliko cena ima koji artikal.
Excel tabela koja preuzima podatke i ističe izmene
Rađeno u drugom kvartalu 2021.
Problem
Klijentu je trebala Excel tabela koja podatke za etiketu proizvoda preuzima iz lista sa podacima na osnovu broja artikla. Podaci su morali da se prekopiraju, a ne samo da se na njih ukaže kao kod VLOOKUP-a, jer ih je trebalo menjati na licu mesta. Svaka izmena morala je da bude istaknuta bojom, kako bi se promene lako pratile, a list sa podacima je trebalo sakriti, da krajnji korisnik vidi samo glavni list.
Rešenje
- direktno preuzimanje podataka: podaci se kopiraju iz lista sa podacima, pa se u glavnom listu mogu menjati bez oslanjanja na VLOOKUP;
- praćenje promena: svaka izmena preuzetih podataka automatski menja boju ćelije;
- skriven list sa podacima: korisnik radi u preglednom glavnom listu.
Korišćene tehnologije
- Microsoft Excel: napredne mogućnosti Excel-a za preuzimanje podataka i interaktivnost.
Rezultat
Etikete se popunjavaju unosom broja artikla, podaci se menjaju na licu mesta, a svaka promena je odmah vidljiva po boji.
VBA upravljanje ODBC konekcijama u Excel-u
Rađeno u četvrtom kvartalu 2020.
Problem
Klijentu je trebalo kratko i jasno VBA rešenje za upravljanje ODBC konekcijama u aktivnoj radnoj svesci: da ukloni sve postojeće konekcije, da u petlji uspostavi deset novih na osnovu nizova za povezivanje zapisanih na jednom listu, da podatke preko njih povuče i da njima popuni deset novih listova. Petlja je bila uslov, kako bi broj konekcija kasnije mogao lako da se poveća.
Rešenje
- upravljanje ODBC konekcijama: postojeće konekcije se uklanjaju i ponovo uspostavljaju po potrebi;
- konekcije u petlji: broj konekcija može da raste bez izmene logike;
- povlačenje i organizacija podataka: podaci se preuzimaju i strukturišu pre upisa;
- popunjavanje listova: novi listovi se automatski prave i popunjavaju podacima.
Korišćene tehnologije
- Microsoft Excel: platforma.
- VBA: automatizacija konekcija i upisa.
- ODBC: povezivanje sa izvorima podataka.
Rezultat
Radna sveska se jednim pokretanjem povezuje sa svim izvorima i puni podacima, a posao je isporučen na vreme.
Utisak klijenta
★★★★★5/5“Dejan je pokazao izuzetnu veštinu i preciznost, isporučujući sve na vreme. Hvala, Dejane!”
Google Apps Script za pretragu i kopiranje podataka između listova
Rađeno u prvom kvartalu 2022.
Problem
Klijent je u jednom Google Sheets dokumentu imao tri lista. Prvi je bio glavna tabela, sa stalnim kolonama i između 2.500 i 3.500 redova koje klijent dopunjuje ručno. Drugi je sadržao podatke koje treba pronaći u prvom i dopunjavao se svakog dana, sa drugačijim kolonama. Treći je trebalo popuniti podacima iz prvog lista, prema onome što je traženo u drugom. Taj posao se ponavljao svakodnevno.
Rešenje
Napravljen je Google Apps Script koji pretražuje i kopira podatke između listova:
- dinamična pretraga: podaci iz drugog lista pronalaze se u većem, prvom listu;
- kopiranje rezultata: pronađeni podaci iz prvog lista prenose se u treći;
- prilagođavanje broju redova: skripta radi bez obzira na to koliko redova ima u listovima i čuva doslednost podataka.
Korišćene tehnologije
- Google Apps Script: automatizacija pretrage i kopiranja u Google Sheets.
- Google Sheets: tabele u kojima se podaci vode.
Rezultat
Značajan deo klijentovog svakodnevnog rada obavlja skripta, a klijent je ishod ocenio kao savršen.
Utisak klijenta
★★★★★5/5“Sve je prošlo dobro. Zapravo, bilo je savršeno. Toplo preporučujem Dejana.”
PowerPoint dodatak za zamenu slika
Rađeno u trećem kvartalu 2023.
Problem
Korisnicima PowerPoint-a trebao je način da zamene sliku u prezentaciji tako da nova slika zadrži poziciju stare, uz izbor da se proporcije slike sačuvaju ili promene. Rešenje nije smelo da bude makro koji se prenosi iz fajla u fajl, nego dodatak koji se lako distribuira i instalira, pa je uz njega bio potreban i instalacioni program.
Rešenje
Napravljen je VSTO dodatak za PowerPoint sa pratećim instalacionim programom:
- zamena slika sa zadržanom pozicijom: nova slika dolazi tačno na mesto stare;
- proporcije po izboru: odnos stranica slike može da se sačuva ili promeni;
- lako širenje među korisnicima: dodatak je napravljen tako da se jednostavno preuzme i instalira;
- stalno dostupan: posle instalacije dodatak je tu svaki put kada se otvori PowerPoint;
- dugmad u traci: komande su u traci PowerPoint-a, napravljenoj vizuelnim dizajnerom.
Korišćene tehnologije
- C# programski jezik (programiranje.co.rs): jezik dodatka, izabran po proceni programera.
- VSTO (Visual Studio Tools for Office): dodatak za PowerPoint.
- Instalacioni program: distribucija dodatka korisnicima.
Rezultat
Korisnici zamenjuju slike u prezentacijama jednim klikom, bez ponovnog nameštanja pozicije, a dodatak se kod svakog od njih instalira na isti način.
Utisak klijenta
★★★★★5/5“Odlična komunikacija, savršena isporuka.”
Outlook skripta koja čuva priloge i ubacuje linkove
Rađeno u drugom kvartalu 2021.
Problem
Klijent je intenzivno koristio Outlook kalendare za praćenje poslova i izveštavanje. Korisnici su ažurirali status poslova kroz obrasce i u obrazac kalendara prevlačili različite fajlove — PDF-ove, slike, Word dokumente, poruke. Takvo direktno umetanje fajlova pravilo je probleme, pa je trebalo da se prevučeni fajlovi automatski sačuvaju na mrežni disk, a da u obrascu umesto njih ostane link ka sačuvanom fajlu.
Rešenje
Napravljena je VBA skripta za Outlook koja preuzima brigu o fajlovima u obrascima kalendara:
- prepoznavanje fajlova: skripta uočava kada korisnik prevuče fajl u obrazac kalendara;
- čuvanje fajlova: fajl se automatski čuva na unapred određeni mrežni disk;
- hiperlink umesto fajla: umetnuti fajl u obrascu zamenjuje se linkom ka sačuvanom fajlu;
- organizacija foldera: folderi se prave po zadatim kriterijumima, pa se fajlovi lako pronalaze.
Korišćene tehnologije
- VBA za Outlook: automatizacija u samom Outlook-u.
- Mrežni disk: mesto na kome se fajlovi čuvaju.
Rezultat
Obrasci kalendara ostaju laki i bez ugrađenih fajlova, a svi prilozi su uredno sačuvani na mrežnom disku i dostupni preko linka.
Outlook skripta za praćenje dolazne pošte
Rađeno u četvrtom kvartalu 2020, uz dopune u prvom kvartalu 2021.
Problem
Klijent je želeo da se u Outlook-u beleži svaka dolazna poruka i da se svakog dana proveri šta se sa njom desilo: u kom je folderu, da li je na nju odgovoreno, da li je označena za dalju akciju i da li je neka poruka obrisana. Cilj je bio sistematsko upravljanje poštom i jasna odgovornost za svaku poruku.
Rešenje
Napravljena je VBA skripta integrisana u Outlook:
- beleženje pošte: svaka dolazna poruka se automatski evidentira, pa nijedna ne promakne;
- dnevna provera statusa: jednom u 24 sata skripta proverava folder u kome je poruka, da li je odgovoreno i da li je označena za dalju akciju;
- provera celovitosti: ako neka poruka nedostaje, skripta to otkriva i šalje upozorenje;
- isticanje: obrisane ili nestale poruke automatski se ističu, da korisnik na njih obrati pažnju.
Korišćene tehnologije
- VBA za Outlook: praćenje pošte bez ometanja svakodnevnog rada korisnika.
Rezultat
Za svaku dolaznu poruku zna se gde je i šta je sa njom urađeno, a slučajno obrisane ili premeštene poruke brzo se otkrivaju.
Treba vam automatizacija u Excel-u ili Outlook-u?
Šta ulazi u izradu, kako se određuje cena i kako izgleda tok posla, piše na stranici izrada Office dodataka. Veće dodatke pogledajte među Outlook dodacima za automatizaciju pošte i kalendara, Outlook dodacima sa API integracijom i dodacima za Word, a automatizaciju veb stranica iz Excel-a i Word-a na stranici automatizacija pregledača i web scraping.
Ostavite odgovor